Freshservice führt lizenzfreie Integration Users für APIs und Automatisierungen ein
Freshworks vereinfacht mit einem wichtigen Update die technische Anbindung von Freshservice an andere Systeme: Unternehmen können künftig spezielle Integration Users für APIs, Integrationen und automatisierte Workflows einrichten, ohne dafür kostenpflichtige Agentenlizenzen zu benötigen. Für die Tarife Starter und Growth ist die Funktion bereits seit dem 11. August verfügbar. In Pro und Enterprise seit dem 25. August. Die neuen technischen Benutzerkonten erhöhen nicht nur die Stabilität und Sicherheit von Schnittstellen, sondern können Unternehmen auch dabei helfen, Lizenzkosten zu reduzieren.
Technische Integrationen waren bisher an Agenten gebunden
Bislang benötigten Unternehmen bei der Integration von Freshservice mit Drittsystemen entweder einen eigenen technischen Account mit einer kostenpflichtigen Vollzeit-Agentenlizenz oder den API-Key eines bestehenden Agenten.
Insbesondere die zweite Variante konnte im laufenden Betrieb zum Risiko werden: Verließ der betreffende Mitarbeiter das Unternehmen und wurde sein Benutzerkonto deaktiviert, funktionierten unter Umständen auch die damit verbundenen Integrationen und Automatisierungen nicht mehr. Um diese personelle Abhängigkeit zu vermeiden, musste häufig eine zusätzliche Agentenlizenz ausschließlich für einen technischen Account eingeplant werden.
Dedizierte Integration Users benötigen keine Agentenlizenz
Mit den neuen Integration Users schafft Freshworks eine speziell für technische Anbindungen vorgesehene Benutzerart. Dabei handelt es sich ausdrücklich um nicht-menschliche Accounts, die ausschließlich für APIs, automatisierte Workflows und Integrationen genutzt werden. Da diese Accounts keinen kostenpflichtigen Agentenplatz belegen, müssen reguläre Agentenkonten künftig nicht mehr für technische Zwecke verwendet werden. Unternehmen können ihre Integrationen dadurch klar von den Benutzerkonten ihrer Mitarbeiter trennen.
Administratoren können Integration Users in Freshservice unter Admin > Globale Einstellungen > Benutzerverwaltung anlegen. Dort lassen sich dem jeweiligen technischen Benutzer die erforderlichen Workspace-Berechtigungen zuweisen und eigene API-Keys für die vorgesehenen Integrationen generieren.
Anmeldung ausschließlich über API-Keys
Integration Users authentifizieren sich ausschließlich über ihre jeweiligen API-Keys. Eine Anmeldung über die Benutzeroberfläche von Freshservice ist mit diesen Accounts nicht möglich.
Diese Einschränkung verhindert unberechtigte Logins über das Freshservice-Interface und erhöht die Sicherheit der technischen Accounts. Gleichzeitig können für unterschiedliche Integrationen separate Benutzer und API-Keys eingerichtet werden. Berechtigungen lassen sich damit gezielter vergeben und technische Verbindungen einfacher verwalten.
Verfügbarkeit nach Freshservice-Tarif
Die Einführung der Integration Users erfolgt gestaffelt:
- In Starter und Growth ist die Funktion seit dem 11. August verfügbar. Kunden können bis zu fünf Integration Users anlegen.
- In Pro und Enterprise steht die Funktion ab dem 25. August zur Verfügung. Hier können bis zu 20 Integration Users eingerichtet werden.
Damit bietet Freshworks auch Unternehmen mit mehreren angebundenen Systemen ausreichend Möglichkeiten, ihre Integrationen sauber voneinander zu trennen und strukturiert zu verwalten.
Mehr Stabilität und geringere Lizenzkosten
Aus unserer Sicht ist die Einführung der Integration Users ein besonders relevantes Freshservice-Update, das nahezu jeden Kunden mit bestehenden oder geplanten Integrationen betrifft. Technische Schnittstellen können künftig unabhängig von einzelnen Mitarbeitern betrieben werden. Scheidet ein Agent aus dem Unternehmen aus oder wird sein Benutzerkonto deaktiviert, bleiben die über dedizierte Integration Users eingerichteten Verbindungen bestehen. Das reduziert das Risiko ungeplanter Ausfälle und erleichtert zugleich die Administration.
Darüber hinaus entfällt die Notwendigkeit, reguläre Agentenkonten zweckzuentfremden oder zusätzliche Vollzeit-Lizenzen ausschließlich für Integrationen vorzuhalten. Abhängig von der bisherigen Konfiguration können Unternehmen dadurch möglicherweise eine oder sogar mehrere kostenpflichtige Agentenlizenzen einsparen.
Das Update sorgt somit nicht nur für stabilere und sicherer verwaltete Integrationen, sondern kann auch die laufenden Lizenzkosten reduzieren. Wir empfehlen Unternehmen, bestehende API-Verbindungen zu prüfen und personengebundene Agenten-Keys nach der Veröffentlichung schrittweise auf dedizierte Integration Users umzustellen.
Freshdesk soll ebenfalls folgen
Eine vergleichbare Funktion ist auch für Freshdesk geplant. Einen konkreten Veröffentlichungstermin für Freshdesk hat Freshworks bislang jedoch noch nicht genannt.
